最終更新日 2020/11/09

職務経歴書の書き方マニュアル-好印象を与える職務経歴書の書き方

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職務経歴書の書き方 職務経歴書の書き方

目次

好印象を与える職務経歴書の書き方

第1章  職務経歴書とは

職務経歴書とは英語ではcurriculum vitae(CV)、又はresumeと言います。
履歴書は身元や学歴、勤務会社歴などを保証する目的で記載しますので、職歴は一般的には会社名と退職理由のみが履歴に記載されますが、職務経歴書は、その会社にいたときにどんな仕事に携わりどんな経験や能力、実績を身につけてきたのかを伝えて採用担当に対してアピールする目的で作成されます。
職務経歴書は履歴書とその使用目的が異なるためにJIS規格などの決まったテンプレートはありませんので基本的には自由書式です。また、文字数も多くなるため職務経歴書まで手書きで求める会社は少ないのではと思います。アピールしやすく相手が読みやすい書き方をおすすめします。

 

第2章 好印象を与える職務経歴書とは

1_読みづらい職務経歴書は読まれない

どんなに一生懸命に作った職務経歴書でも、応募先企業の採用担当者にとって読みづらい職務経歴書は読んでもらえません。読んでもらえたとしても職務経歴の内容を十分に理解して頂いたり心に残ったりすることがなくなってしまいます。

大手求人サイトで広告を出していたり、大手企業や人気の企業などであれば、多数の応募書類があり、多くの履歴書や職務経歴書を見なくてはならない中では、読みづらい職務経歴書はなかなか読んでもらえずに、なんとなく目を通すという程度になってしまいます。特にハイクラス求人などへの応募で経営者やエグゼクティブなどにぜひ職務経歴書に目を通してもらいたいと思っているようであればなおさらです。経営者は自分の社員や部下になる人の資料がわかりづらい場合には関心を持ってもらえません。

一生懸命書く職務経歴書が良い職務経歴書なのかというと、それは作った人の自己満足であり、いかに読み手に取って読みやすい職務経歴書になっているのかということが重要なのです。

それでは、読みづらい職務経歴書とはどんな書き方の職務経歴書なのでしょうか。以下のような点を挙げました。
・文字が多く長い
・情報が多すぎる
・見出しや分類がない
・時系列(編年体形式)じゃない(場合と見せ方によります)
・スキルや実績、特徴がわからないetc

 

職務経歴書にはその他多数の書き方のポイントがあります。
では、どんな職務経歴書を書けばよいのでしょうか。実はすごく簡単なんです。答えは「読みやすく分かりやすい相手が知りたい情報が書いてある職務経歴書」です。どんな職務経歴書が読みやすく分かりやすい職務経歴書なのか、ということをこれから解説していきたいと思います。

 

2_職務経歴書はwordで書くべし

職務経歴書を作成するのはExcelではなくWordで書くことが好ましいです。
但し、職種別でエンジニアやプログラマー職のような方で、経歴やスキル、使用言語など説明することが多かったり、Wordの馴染みが少ない職種の方などはExcelの方が表現しやすかったり情報量が多く、整理するためにExcelの方が作成しやすく見やすいという場合もあります。そうではない職種の方であれば、職務経歴書はWordで作成した方がいいでしょう。

どうしてExcelよりWordが良いのかというと、まず書く側としては、Excelは作成する時に書きづらいというのがあります。履歴書のように定型化されていたり、誕生日を入れると年齢を自動計算してくれたりなどはExcelの方が便利ですね。

履歴書を書く時はExcelでもWordでもどちらでも構いません。しかし、職務経歴書は文章が中心になります。文章の場合、Excelで作成すると文字切れが起きたり、印刷する際にサイズが変わってしまい変なところで改行が入ったり、印刷設定が変わってしまったりするため、文書としては好ましくありません。

読む側としては、型崩れもなく見た目が綺麗で見やすくなり、また、Wordで文書作成ができるかということもスキル確認のポイントにもなります。
基本的に「職務経歴書はWordで書く」と考えていた方が良いでしょう。

 

>>>職務経歴書テンプレート・ダウンロードページ

3_職務経歴書はストーリーを語るもの 志望動機は最後に書くべし

採用担当者は、履歴書や職務経歴書を見ながら、「この人はどんな人なんだろう」と人物把握をすると同時に、「どうしてうちに応募してきたんだろう」ということを探りながら職務経歴書を読みます。当然、履歴書に沿って職務経歴書の辻褄を合わせながら以下のように見ていきます。

「名前は●●さんね、いまは●●歳か、住まいは●●ね、ちょっと遠いな〜、で、中学校は●●だから●●県の出身ね。で、高校は●●で大学は一浪かぁ、ちょっと遊んじゃったかなぁ〜。●●大学に入って●●を学んだんだね。へ〜、頑張ったね〜、
それで卒業して新卒で●●会社に入って、●年で転職して、次に●●で●年で転職3回か。今のところはもうやめちゃったのか〜。やなことあったのかな〜。おっ、あの同業の●●会社にいたんだ、へ~、でも在籍期間は1年か、ちょっと短いな~、忍耐力がないのかもな~、じゃあ職務経歴書を見てみようか」

というように人物をイメージしながらどんな人物なのか、今に至るまでのキャリアや人生を想像しながら人物像を作り上げていきます。

職務経歴書では、こんな経験をこれだけ積んできて、こんなスキルを身に着け、こんな実績を出してきたというストーリーを知り、興味や関心が湧いてきます。
そこで、最後に、だからここに志望しているのだという論理展開が必要になるため、志望動機は最後に持ってくる書き方が望ましくなります。

職務経歴書の書き方は以下の構成が望ましいでしょう。
1.経歴要約
2.経歴本文
3.その他の経歴
4.スキル
5.資格
6.自己PR
7.志望動機

この順で職務経歴書を作成するのがよいでしょう。

 

この流れが論理の展開として興味付け出来て一番説得力があります。志望動機を最後に記載することで、職務経歴書自体が志望したことの背景の説明になります。

4_職務経歴書は時系列(編年体形式)と逆編年式、アピールしたいキャリアを上に

採用担当者は、履歴書に照らし合わせて職務経歴書を理解していきます。採用担当者は、嘘や偽りを書いている人を採用してしまうことが無いように、読みながら経歴の不明点がないか、辻褄が合っているかを確認しながら面接をします。

ほとんどの人は履歴書は時系列で書いていますが、新しい経歴から書いている場合、読む側からすると非常にわかりづらい資料になる場合がありますので注意してください。面接では自己紹介をするときには必ず時系列で答えます。それにも関わらず職務経歴書は新しい経歴から書いてある場合、その都度いちいち「これは下から見ればいいですか?」という確認の質問をしなければなりません。

「読みづらい資料は読まれない」というのが鉄則です。
但し、転職回数が多くなり経歴が多くなっていたり、直近の経歴が最も内容が濃く最も売り込みたいという場合には、逆編年式での書き方も効果的です。全体が長くなりすぎる、読みづらい、理解しづらいなどの場合には、職務経歴要約や概要、役に立つ経験・スキルなどの項目で整理し、サマリーを作成し全体を先に理解してもらう方法もあります。

5_職務経歴書は年号ではなく西暦で書くべし

履歴書や職務経歴書に記載するのは『年月表記は西暦で記載することが原則』だと思ってください。面接官は、学歴は何年あるのか、この職種での経験は何年間あるのか、ブランクは何年か、卒業してから何年経っているか、といったことを考え計算しながら書類選考や面接をします。そのため年数が瞬時にわかるようになっていないと、非常に読みづらい資料になります。

 

また、履歴書は年号記載し、職務経歴書が西暦で記載されているというパターンもよく見かけます。統一感がない資料となり、これは読みづらいだけではなく読み手の読みやすさを意識しないホスピタリティの低さやビジネススキルの低さから評価が下がります。指定がない限りすべての資料は西暦表記で統一しましょう。

 

年号や西暦を変換してくれる機能を持ったサイトや、年号早見表、年齢早見表などを提供しているサイトがたくさんありますので、参考にしながら、経歴詐称にならないように注意して正しく作成しましょう。

6_職務経歴書はA4用紙2ページ以内で作成する

絶対ということではありませんが、職務経歴書を作成するときには、A4用紙2枚以内で作成することをお薦めしています。その理由としては、前提として「職務経歴書は読まれない」ということを前提としています。応募の多い人気企業や、忙しいベンチャーの経営者や人事担当者などでは、じっくり目を通す時間をなかなか取れないものです。斜め読みをしても、履歴書の年齢、住まい、学歴、職歴、職務経歴書の要約、スキル、資格といったことをさっと目を通して、いい悪いを判断しています。そのために、長々と業務内容を何ページにもわたって記載しても読んでもらえません。

選考は大体は2次面接まであるのが一般的ですが、書類選考や1次面接に通過しても2次面接で通過しないというのは、知りたいことや見極める視点が異なるためなのです。そのため、どちらの階層の方にも印象付けるためには、職務経歴の内容をしっかりと整理したうえで2枚程度にまとめるのがベストです。

長々と読みづらい文章のまま提出すると、文章をまとめる力がないというようにマイナス評価になったり、あれもこれも記載することでどこがポイントなのか、売りなのかがわからなくなってしまいます。あくまでも大切なのは枚数ではなく読みやすさです。伝えたいことが理解しやすい構成で表現されている、という場合は枚数が多くなってしまっても問題ないでしょう。

 

第3章 具体的な職務経歴書の書き方

1_職務経歴書では「職務経歴要約」で読み手の興味を引き付ける

職務経歴書要約は、消費者の購買決定プロセスを説明するモデルの1つである「AIDMA(アイドマ)」に当てはめると、AのAttention(認知喚起)に該当します。要約は看板であり、広告です。詳細を読ませるために、興味を持たせるものになります。

AIDMAとは
AIDMAの法則では、消費者がある商品を知って購入に至るまでに次のような段階があるとされる。

Attention(注意)
Interest(関心)
Desire(欲求)
Memory(記憶)
Action(行動)

引用:wikiペディアより

職務経歴書の冒頭には、どんな経験を積んできているのかを説明する「職務経歴要約」を書くことで、全体像を伝えます。つまり、私はこんな経験を積んできましたということをここでアピールすることができ、相手の興味を引くことができます。

また、職務経歴要約では志望する職種に合った経歴を持っていることを伝えることが望ましく、読み手に与えたい印象を作り興味を持たせることができるのもこの「職務経歴要約」です。

ここで興味を持ってもらうことができれば、そこから先を読んでもらう事にもつながり、読んでもらえればさらに興味付けができるようになります。

社数が少ない場合には時期をいれることで、それ以下に記載することをダイジェストで伝えることができます。社数が多い場合には、売り込みたいキャリアにポイントを絞って伝えることで、逆に売り込みたくないキャリアの印象を薄くすることができます。また、社数が多くても一貫して近い職種での経験を積んできた場合なども、その職種での経験が豊富であるということを説明することができます。

行数は10行以内が望ましいでしょう。ここでは長々と文字数を増やさずに、できるだけ端的にポイントを伝えることが重要になるところです。

ここで注意したいのは、「職務経歴要約」は「自己PR」を各場所ではありません。PRにつながるように、求める職種や実績などを事実をベースにお伝えすることで興味付けをすることができますが、事実(データ)ではなく「自負がある」や「心掛けてきました」などと自己PRを記載する人がよくいますが、ここは事実だけを記載するようにしてください。

2_職務経歴書詳細 職務内容(業務内容)の書き方

職務経歴書の書き方のポイントとして、『聞かれることは書いておく』ということを押さえておいてください。

(1)職務経歴の見出し

・在籍期間 20●●年●月〜20●●年●月   株式会社●●●●
(説明)
その会社に在籍していた期間と会社名を記載して見出しを作ります。
太字や頭に記号などを付けて見出しとして工夫してください。

(2)会社概要

・所在地
・設立年月
・従業員数
・上場している場合は記載
・事業内容

 

(説明)
たまにこのような情報がなく期間と会社名だけ書く人がいますが、これらの情報がないと、「ふーん・・・」という印象でおわり、職歴情報が心に残りません。どんな規模のどんな会社で所在地や設立年月、上場の有無、事業内容などを記載しておくことで、採用担当者はどんな会社に勤めていたのかということのイメージを持ちます。また、そのような情報を記載しておくことで非常に丁寧な職務経歴書という印象になります。

 

会社概要の情報はホームページなどから引用してくるのがよいでしょう。

(3)職務内容

(小見出し)20●●年●月〜20●●年●月
・配属
・役職
・職務内容
・実績または成果や成長出来たこと

(説明)
職務内容は部署の異動なども経験することから、社内での勤務した期間を小見出しにして表現してください。配属、職位を記載することでいつの期間はどんなポジションや役割だったのかをまず相手に伝え、そこでの仕事内容という流れになります。

職務内容は項目だしのような書き方で構いません。
そこでどんな実績を生み出すことができたのか、どんな成長を実現したのかということを具体的に文章で記載することでメリハリが出てきます。

(4) 退職理由

最後には、退職理由を記載してください。
履歴書では、
・一身上の都合により退社
・会社都合により退社
などと記載しますが、職務経歴書ではなるべく退職した「本当らしい」理由を記載することが良いでしょう。

注意してほしいのは、「辞めた会社の批判をしない」ということ。よく辞めた会社の悪口や愚痴を言う人は非常に多いのですが、聞いているほうは良い気分はしません。「結局は会社のせいにしてやめたんでしょう」「問題を自分事ととらえられない人」と思われてしまいますし、「うちの会社に来ても不満でやめていくのでは」と思われてしまいます。

そのようなネガティブな理由では採用されませんので退職理由はできる限り前向きなポジティブなもので表現してください。但し、プライバシー保護の観点で言いたくないことは言わなくてもよいでしょう。しかし、後々バレることになり、言わなかったことが理由で解雇される可能性はありますので、賞罰や通常業務に支障がある、例えば病気などは言っておいたほうがいいでしょう。

賞罰欄がある場合、特になければ「なし」で構いませんが、罰(逮捕歴、懲戒解雇など)がある場合には、書かなくてはなりません。しかし、記載することで書類選考は通過しません。その場合、履歴書には記載せずに面接時に伝える、または、賞罰欄を削除するなどの対応が良いでしょう。

賞罰欄があり、「なし」と記載してしまってから逮捕歴などがあった場合には経歴詐称になりますので、何も記載しないのがよいでしょう。

(5)職務経歴書には「実績」を「定量的に」書くべし

職務経歴書で知りたいことは、どんな業務に「どんなレベルで」携わっていたのかということが採用担当者が知りたいことです。そこで、職務経歴書を書く時には、必ず携わった仕事における実績を書きましょう。

 

職務経歴書に実績を書くということは、それ自体が、「この人は実績や成果を意識する人だ」という印象を与え、「成果にこだわる」人という印象や「結果を出す人」というプラスの印象を与えます。

 

職務経歴書への実績の書き方は、業務のレベルにもよりますが、なるべく多くの実績を記載することが良いと考えています。但し、すべて書くと高い成果が見えなくなる場合は高い成果のみを記載するようにしてください。

 

そのようなことがない場合は、「成長できたこと」や「大変だったこと」、「工夫や改善したこと」などを文章として記載するとよいでしょう。その場合は、3行以内で表現するようにしてください。

 

また、実績が多い場合には「・」を先頭に付けて箇条書きしてください。箇条書きする場合には1項目は長くて3行で記載してください。箇条書きで1つの項目が3行あり、さらにいくつもの項目がある場合には、読みづらい文書になり、まとめる力がないと思われてしまいますので読みやすい書き方をするようご注意ください。

 

実績を記載するときに意識してほしいのは、
①定量的に書く
②目標や予算に対してどのくらいだったのかということを書く(達成率)
ということを意識してください。

 

定量的にというのは、数値化できるものということです。
つまり、「0」か「1」の判定ができるものや、「目標いくら」「実績はいくら」というように達成のレベルが数値で理解できるもの。また、何%達成といった数値で測ることができるものを指します。達成率150%ですと言ったらすごいことはわかりますよね。また、10人中2番目でした。といってもすごいことはわかりますよね。毎日実施しました、といえば100%ということもわかりますよね。このようにどのくらいすごかったのかということを数値化して表現してください。

(6)職務経歴書には「正社員」「契約社員」「派遣社員」、その他の経歴で補足するべし

職務経歴書には、基本的には「正社員」「契約社員」「派遣社員」の経歴を記載します。但し、経験してきた職務経歴の内容が薄くてアピールが弱いという人もいるかと思います。もし、そのような方で、アピールになるアルバイトの経験があったり、サークル活動やボランティア活動などの経験があったりする場合には、その他の経歴としてアピールすることができます。

 

但し、記載するのは応募する職種に対して売りになる場合のみです。ただ単にアルバイト経験だけを書いている場合には、あまりプラスにならないでしょうし、場合によっては書くことでマイナスになることもあります。現在の日本ではアルバイト経験は一般的にはあまり職歴として認めない企業が多いのが現状です。応募職種や職歴の表現にプラスになるかどうか表現方法には十分にご注意ください。

 (7)職務経歴書では平凡なキャリアをどのように売り込むのか

①職務経歴書では経験した業務を棚卸し、スキルや経験をビジネスワードに当てはめワンランク上げる

ビジネス経験の少ない人、転職経験の少ない人、職務経歴書を書いたことがない人、ある程度の大きさの企業で働いたことがない人などは、自分のやってきた仕事が『大したことがない』とか『アピールできるものがない』という人がよくいます。

しかし、それまでやってきたことが当たり前にやってきたことで自分では大したことがないと思っていても、しっかりとアピールする方法はあるものです。それをビジネス用語に当てはめると、それらしく聞こえるように変身します。

例えば、
「スタッフの様子が気になるので週に1度はスタッフと話をして、相談事項や悩みがないかを聞きだしていました。」ということは、「モチベーション管理のための週次面談を実施」という言い方にする。

 

また、その為のスキルとして「面談スキル」「ヒアリングスキル」「コーチングスキル」といったスキルに当てはめることができるでしょう。

 

「毎日大体売り上げの目標が●●円くらいだったので、その目標を達成できるようにみんなで話し合いながら、お客様を呼び込んだりして工夫していました」ということは、「日次での予算管理を実施」「常にPDCAを回し、目標との差異から予測を立てて、不足しているときには追加施策としてキャッチングによる集客数アップ施策を実施した」というような言い方にする。スキルとしては、「予算管理」、「目標管理」、「P/L管理(損益計算書)」、「キャッチングによる集客」「目標達成能力」などが言えます。

 

このようにそれまでなんとなくやっていたことも、枠にはめるとビジネススキルになるのです。そのため、一度自分がやってきたことをすべて棚卸して書き出して整理し、または、誰かに整理してもらい、ワンランク上の良い職務経歴書に仕上げてください。どうしたらよいか全くわからないという方はプロに相談すると良いでしょう。

②仕事において提供する価値を見つけ「プロフェッショナル感」を出す

たとえば営業事務、アシスタントや秘書といった業務を行っている方などでは、スケジュール管理、出張手配、資料作成、データ集計などの業務があるかと思います。これらの業務は見る人によっては「雑用」であり、そんなのはアルバイトでもできるよ、という見られ方をしてしまう業務です。そのため、そのまま伝えてしまっては価値が下がります。

 

自分の仕事を、「サービスを提供する者」というようにとらえたときにどのような価値を提供しているのか、考えてみてください。

 

例えば社長秘書の場合であれば、社長が経営のマネジメントや戦略策定、組織運営など経営業務をしやすくするためのマネジメントサポート業務なわけです。実際に、社長が話す知識見識を理解できなければ務まりませんし、2歩も3歩も先を読んだ動きをしていかなくてはなりません。相手の目線に立ち相手に感情移入しなければ務まらない仕事です。

 

営業事務でも同じです。営業マンが知りたい情報やデータがすぐにアクセスできる状態に作り上げているなどは営業の効率化を実現するサポート業務なわけです。その提供する価値を言葉に当てはめアピールすることで伝わり方に「プロフェッショナル感」が出てきます。

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第4章 職務経歴書の自己PRの書き方

1_自己PRは最後に整理して書く

(1)職務経歴を説明したあとの強みの整理

自己PRは職務経歴書の結論部分になります。職務経歴要約で相手を引き込み、職務経歴詳細で具体的な仕事内容や成果を説明します。その後、まとめとして「これらの職務経歴書で説明したことの根拠やそれらの経験から得てきた強みとして、このような強みがあるんです。」というように最後に整理して表現することで、自分の印象をまとめて相手に印象付けることができます。

 

面接でも同様です。職務経歴書の上から下に確認しながら面接は進んでいきます。少しずつ事実の確認をしながら、緊張もほぐれてきてお互いに会話が温まってきたところで、自信のある自己PRを自信をもって話すことができると、相手の印象もよいものになります。自己PRで自分の印象を良い状態で締めくくるため、最後のほうがよいのです。

(2)自己PRは長い文章にしないでポイントをまとめる

自己PRをエピソードを踏まえて長い文章で記載する人がいます。それまで職務経歴を読んできて、さらに自己PRもしっかりと読まなければ伝わらないというのは、面接官のストレスになり、読まれなくなってしまいます。

 

覚えておいてください。面接官は長い文章は読みません。パッと斜め読みをしたときに目に飛び込んでくるような書き方で見出しを付けて整理し、なるべく5行以内程度の文章で記載しましょう。ポイントが複数ある場合には長い文章に盛り込まずに複数にわけて記載することで見やすくなります。

 

(3)仕事における信念、能力、スキル、想いを書く

日々どのような信念をもって仕事をしているのか、お客様に対してどのようなスタンスで接しているのか、仕事の進め方における信念をどのように持っているのかというようなことは、人物像を明確にするうえで非常に有効です。

 

たとえば、「目標達成に対する執着心」ということが自己PRで書いてあれば、その人は最低でも目標を意識する人だということがわかります。

 

能力においては、「複数のプロジェクトを同時に進行できるプロジェクトマネジメント能力」ということが書いてあれば、仕事のレベル感というものが伝わります。「お客様のために貢献したい」という想いを伝える記載があれば、サービスマインドの高い人なんだということが伝わってきます。

 

このように仕事においてアピールできる面をわかりやすく記載することがポイントです。但し、その会社が求める人物像とかけ離れた部分をアピールするとマイナスになる可能性もあるので、自分が応募する会社がどのような人材を求めているのか、ということを十分に調べたうえで、求める人物像にマッチする人材を表現できるように注意してください。

 

第5章 職務経歴書の志望動機の書き方

志望動機というのは職務経歴書の最後に記載するのが望ましいです。志望動機とはこれまで職務経歴書を読んでもらって、最後のまとめであり、クロージングであり、最後の申し込みのメッセージです。ここの書き方は「過去」→「現在」→「未来」という構成が望ましいでしょう。これまでこんな経験をしてきたから、今はこんな環境に挑戦しようとしている。だから御社を志望した、というような3段構成です。

1_今までの職務経歴から応募するきっかけとなったエピソードを書き出す

これまでこんな思いやこんな環境でこんな経験をしてきたので、新しい環境に挑戦したいと思った、ということの応募したことの背景を伝えます。

2_応募した求人情報や企業の考え方、想いへの魅力を感じた点を記載

求人情報を見たときや企業情報、事業内容を見たときにどのような点に興味をもったりどのような点に共感したのか、興味を惹かれた点を伝えてください。

3_応募への想いや決意

この求人へ採用してもらった際にはどんな成長や貢献をする「決意」なのかという意欲を伝えてください。これらを表現することで、「この人を採用したらうちの会社は成長しそうだな」という前向きな印象を持ってもらえるような表現を心がけてください。

※志望動機のNGポイント

①給与などの待遇面、福利厚生を志望動機に記載しない
お休みや福利厚生などに魅力を感じているという志望動機は避けたほうが良いです。

企業は、会社の考え方や事業内容、将来のビジョンに対して共感してもらいたいと考えています。仕事のやりがいではなく給与や休みなどの条件面が動機だというと、評価が下がる可能性が高いのでこれらを動機にすることは避けてください。

②事業やビジョンを理解せずに志望動機にしない
具体的な事業内容や企業のビジョンに関して理解する知識や見識もなく共感したという記載は、面接のときにどのような点に共感したのかを問われますので、もし記載する場合には事前に十分理解する必要がありますのでご注意ください。

 ③学びたい、はダメ

学びたいという志望動機は避けてください。中途採用において採用側は「即戦力」を求めています。学びたいという事が許されるのはせいぜい25歳くらいまででしょうか。それも会社によるところです。基本的には「会社は学校じゃない、学びたいなら学校に行け」と少なからず思われてしまいますので、学びたいという言葉は避けましょう。

以上が職務経歴書の書き方のご説明です。

しかし、こういう職務経歴書を書くのは自分では難しいという方は、お気軽に職務経歴書の作成代行サービスの「転職のミカタ」をご利用ください。

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